Automatiser un processus qui tourne encore à la main
Recopier un devis dans une facture, relancer, remettre en forme, vérifier qu’on n’a rien oublié : aucune de ces tâches ne prend longtemps. C’est leur répétition qui coûte — et le vrai risque n’est pas la lenteur, c’est l’oubli que personne ne voit passer.
— Symptômes
Vous vous reconnaissez si…
Le même numéro de commande est retapé à trois endroits différents dans la même journée.
Quand un dossier ressort, personne ne sait dire à quelle étape il s’est arrêté, ni depuis quand.
Quand la personne qui « sait faire » est absente, la chaîne s’arrête à l’endroit où elle l’a laissée.
La dernière montée d’activité a saturé l’administratif avant l’atelier.
— Le récit
Le cas, en trois temps.
- Le point de départ
- Chaque semaine, des heures passent à recopier des informations d'un document à l'autre : devis, relances, factures, dossiers d'entrée. Un oubli, et c'est un client qui attend.
- Ce qu’on construit
- Un circuit automatisé : l'information est saisie une seule fois, les documents se génèrent tout seuls, les relances partent au bon moment — avec une validation humaine là où elle compte.
- Ce que ça change
- L’objectif visé : récupérer plusieurs heures chaque semaine, avec des dossiers qui n’attendent plus personne pour avancer.
— Cinq briques
Ce que nous construisons.
- 01
Un point d’entrée unique
L’information entre une fois, au moment où elle apparaît — et tout ce qui vient ensuite s’en sert au lieu de la redemander à quelqu’un.
- 02
Les documents fabriqués depuis la même source
Devis, bon de commande, facture, compte-rendu : le même jeu de données, vos modèles, aucun copier-coller entre deux fichiers.
- 03
Un enchaînement d’étapes visible
Chaque dossier porte son étape et son responsable. La question « qu’est-ce qui attend quoi ? » se lit sur un écran au lieu de se poser en réunion.
- 04
Des relances déclenchées par la règle
Le rappel part quand la condition est remplie, pas quand quelqu’un y repense — et la trace de ce qui est parti reste dans le dossier.
- 05
Les points où quelqu’un doit dire oui
Automatiser n’est pas laisser filer : une remise inhabituelle, un envoi client, un montant au-dessus d’un seuil s’arrêtent devant une personne. Vous choisissez lesquels.
— Le chiffre
Combien, et combien de temps.
Pas de fourchette inventée pour l’occasion : le prix et le délai sont ceux de la marche correspondante, les mêmes pour tout le monde.
Marche 02Le Premier Outil
4 000 – 8 000 €
2 à 3 semaines
Un outil. Un processus. Le vôtre.
- Jusqu’à 6 écrans, 3 rôles, une vue de pilotage, un export
- Utilisable sur mobile, sur le chantier comme au bureau
- Deux allers-retours inclus
— Questions
Les questions qui reviennent sur ce cas.
Ce qui est répété et stable s’automatise sans risque. Ce qui demande un jugement — accorder un geste commercial, arbitrer un litige — reste à un humain, avec un écran qui prépare la décision au lieu de la prendre à sa place.
Le plus souvent non. On se branche sur ce qui existe déjà — messagerie, comptabilité, tableur — quand ces outils exposent un accès prévu pour ça. On ne remplace que le maillon qui bloque réellement, et on vous le dit avant de s’engager.
C’est prévu : les étapes, les délais de relance et les modèles de documents se modifient depuis un écran d’administration. L’objectif visé, c’est que vous puissiez ajuster votre processus sans repasser par nous à chaque changement.
— À côté
Les cas voisins.
— Conversion
Votre situation ressemble à ça ?
Décrivez-la en quelques lignes. Vous aurez un avis honnête et une prochaine étape claire — pas un argumentaire.